Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Verarbeitung ist:
insightads GmbH
Berkheimer Straße 14
73734 Esslingen am Neckar
Deutschland
E-Mail: support@insightads.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Ansprechpartner für den Datenschutz ist der Geschäftsführer Lukas Rapp, erreichbar unter der oben genannten Adresse.

2. Rollen bei der Verarbeitung

Kurz gesagt: Für die Website, die Registrierung eines Unternehmens, den Vertrag und Support ist insightads zuständig. Für Daten zu einer Bestellung und für die Nutzerkonten, die ein Unternehmen für seine Beschäftigten anlegt, ist dieses Unternehmen zuständig; Whably verarbeitet diese Daten nur in dessen Auftrag.

Rechtlich ist die insightads GmbH für Website, Registrierung, Vertragsverhältnis mit unseren Unternehmenskunden, Abrechnung und Supportanfragen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die Nutzerkonten, die ein Unternehmenskunde in Whably führt, und für die Kunden-, Bestell- und Kommunikationsdaten, die er über Whably verarbeitet, ist dieser Unternehmenskunde Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter.

3. Website und technisch notwendige Daten

Beim Aufruf von Whably verarbeiten wir technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite sowie technische Fehlerdaten. Dies ist erforderlich, um die Anwendung sicher und funktionsfähig bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb von Whably.

4. Registrierung, Vertrag und Support

Für die Registrierung eines Unternehmens, die Vertragsverwaltung und Support verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsdaten sowie die hierfür erforderlichen Kommunikations- und Vertragsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit erforderlich außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten.

Die Nutzerkonten selbst verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Unternehmenskunden (Abschnitt 5). Authentifizierungs- und Sitzungsdaten verarbeiten wir zusätzlich in eigener Verantwortung, soweit es für die Sicherheit der Anmeldung und die Abwehr von Missbrauch erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb von Whably. Die mit einem Stern oder als Pflichtfeld gekennzeichneten Kontodaten sind für die Nutzung von Whably erforderlich; ohne diese Daten kann kein Nutzerkonto bereitgestellt werden.

5. Daten im Auftrag unserer Kunden

Whably unterstützt Unternehmen bei der Bestellabwicklung. Dabei können wir im Auftrag des jeweiligen Kunden Namen, Kontakt- und Adressdaten, WhatsApp-Nachrichten, Bestell-, Produkt-, Liefer- und Abrechnungsdaten, die Nutzerkonten seiner Beschäftigten sowie übermittelte Anhänge verarbeiten und, wenn der Unternehmenskunde das auslöst, Lieferscheine per E-Mail an Sie versenden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach dokumentierter Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Daten erhalten wir vom jeweiligen Unternehmenskunden, über die von diesem eingerichteten Bestellkanäle oder unmittelbar aus Ihrer Nachricht.

6. WhatsApp und KI-gestützte Bestellverarbeitung

Wenn ein Unternehmenskunde WhatsApp Business mit Whably verbindet, werden eingehende Nachrichten, Absenderdaten und gegebenenfalls Anhänge automatisiert zur Bestellbearbeitung ausgewertet. Sprachnachrichten wandelt dazu ein Anbieter von KI-Modellen automatisch in Text um; Bildanhänge wertet er auf Bestellangaben wie Produkte, Mengen und Liefertermin aus. Anbieter ist OpenAI als unser Unterauftragsverarbeiter oder, wenn das Unternehmen in Whably einen eigenen Zugang hinterlegt hat, der von ihm gewählte Anbieter (Abschnitt 7). Das gilt nur für Nummern, die das Unternehmen für die Bestellbearbeitung hinterlegt hat. Nachrichten anderer Nummern werden gespeichert, aber weder automatisiert ausgewertet noch an einen Anbieter von KI-Modellen übermittelt.

Jede automatische Nachricht, die Whably an Endkunden sendet, ist als KI-Antwort gekennzeichnet. Rückfragen und Antworten auf Nachrichten ohne Bestellinhalt formuliert ein KI-Modell. Bestätigungszusammenfassungen, Produkt- und Bestelllisten stellt Whably nach festen Vorgaben aus den Daten des Unternehmens zusammen. Eine Bestellung wird erst übernommen, nachdem Sie die Zusammenfassung bestätigt haben; danach teilt Whably Ihnen mit, dass Ihre Bestellung aufgenommen ist. Bitten Sie per WhatsApp um eine Stornierung, gibt Whably Ihren Wunsch an das Unternehmen weiter, das darüber entscheidet. Hat das Unternehmen eingestellt, dass Whably solche Wünsche in seinem Namen annimmt, storniert Whably die Bestellung nach Ihrer Bestätigung selbst. Soweit darin eine automatisierte Entscheidung liegt, folgt sie Ihrer eigenen Bestellung oder Stornierungsbitte und ist für die Durchführung des Vertrags mit dem Unternehmen erforderlich (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Weitere Hinweise zum Einsatz von KI finden Sie unter KI-Hinweis.

7. Empfänger und Drittlandtransfers

Stand der folgenden Liste: 24. Oktober 2026. Sie ist zugleich die Liste der Unterauftragsverarbeiter nach § 6 der Anlage 1 unserer AGB. Änderungen kündigen wir unseren Unternehmenskunden nach § 6 Abs. 5 der Anlage 1 mindestens 30 Tage vorher an. Frühere Fassungen erhalten Sie auf Anfrage.

Unterauftragsverarbeiter von insightads:

• Supabase ([Firmierung und Anschrift]): Authentifizierung, Datenbank, Dateispeicher und technische Serverfunktionen; alle in Whably gespeicherten Daten. Verarbeitungsort: EU-Region [Region]. Zugriffe aus Drittländern im Rahmen des Supports sind möglich; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln. Speicherdauer: bis zur Löschung nach Abschnitt 9.
• OpenAI ([Firmierung und Anschrift]): KI-gestützte Bestellerkennung, Umwandlung von Sprachnachrichten in Text und Formulierung von Rückfragen, sofern der Unternehmenskunde keinen eigenen Schlüssel hinterlegt hat; Nachrichtentext, Sprachnachrichten, Bilder, Gesprächsverlauf der laufenden Bestellung, Produktkatalog und Kundenname. Verarbeitungsort: USA; Grundlage: [EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschluss]. Speicherdauer: bis zu 30 Tage in Protokollen zur Erkennung von Missbrauch.
• Resend ([Firmierung und Anschrift]): Versand von Lieferscheinen per E-Mail, wenn der Unternehmenskunde ihn auslöst; Name und E-Mail-Adresse des Empfängers, Absenderangaben des Unternehmens und der Lieferschein als PDF. Verarbeitungsort: [Region]; Grundlage einer Drittlandübermittlung: [Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln]. Speicherdauer: [Aufbewahrung versendeter Mails].

Dienstleister für unsere eigene Verarbeitung nach den Abschnitten 3 und 4:

• Microsoft Azure Static Web Apps ([Firmierung und Anschrift]): Auslieferung der Weboberfläche; Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Verarbeitungsort: [Region]; bei Verarbeitung außerhalb des EWR sind EU-Standardvertragsklauseln die Grundlage. Speicherdauer: [Aufbewahrung der Zugriffsprotokolle].
• Stripe ([Firmierung und Anschrift]): Zahlungsabwicklung für unsere Unternehmenskunden; Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, teilweise als eigener Verantwortlicher zur Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Verarbeitungsort: [Region]; Grundlage einer Drittlandübermittlung: [Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln].

Weitere Empfänger, die keine Unterauftragsverarbeiter sind:

• Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Platform): Transport der Nachrichten zwischen Ihnen und dem Unternehmen. Das Unternehmen nutzt WhatsApp aufgrund eigener Verträge mit Meta; Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten.
• Ein vom Unternehmenskunden gewählter Anbieter von KI-Modellen, wenn er in Whably einen eigenen Schlüssel hinterlegt hat. In diesem Fall erhält dieser Anbieter statt OpenAI als unserem Unterauftragsverarbeiter die oben genannten Daten; das Unternehmen schließt die erforderlichen Vereinbarungen mit ihm selbst.

Über die Programmierschnittstelle von OpenAI übermittelte Inhalte werden standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Eine Kopie der einschlägigen Garantien nach Kapitel V DSGVO erhalten Sie auf Anfrage an support@insightads.de.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Whably verwendet ausschließlich technisch erforderliche Speichertechnologien für Anmeldung und Sitzung. Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Tracker eingesetzt. Für die technisch erforderlichen Technologien ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

9. Speicherdauer

Konten und Auftragsdaten löschen wir spätestens 30 Tage nach Ende des Vertrags mit dem Unternehmenskunden. Dabei löschen wir die im Auftrag verarbeiteten Kunden-, Bestell- und Abrechnungsdaten vollständig, einschließlich Rechnungen. Für die Erfüllung eigener handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten ist der jeweilige Unternehmenskunde als Verantwortlicher selbst zuständig; er sichert die entsprechenden Unterlagen vor der Löschung. Sicherungskopien werden mit dem regulären Ablauf der Sicherungen beim Hosting-Anbieter überschrieben. Technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle löschen oder anonymisieren wir nach spätestens 30 Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die die insightads GmbH selbst als Verantwortliche treffen, insbesondere für die eigene Vertrags- und Rechnungsabwicklung, bleiben unberührt.

10. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, Mandantentrennung, Zugriffsbeschränkungen und nicht öffentlich zugängliche Dateispeicher.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO. Sie können sich hierzu an support@insightads.de wenden. Bei Daten, die wir für einen Unternehmenskunden im Auftrag verarbeiten, leiten wir Anfragen an diesen weiter und unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich an die für Ihren Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz zuständige Behörde wenden. Für uns ist insbesondere zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen oder rechtliche Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in Whably abrufbar.